Między teorią a praktyką jest ogromna przepaść

Komentarzy (0) Biznes, porady ekspertów

Przedstawiamy Państwu drugi tekst naszego cyklu, dotyczącego zarządzania projektami. Nasz ekspert – Sylwia Koszela, dyrektor ds. projektów w firmie PREVAC oraz wicedyrektor ds. programów i wydarzeń Śląskiego Oddziału PMI – opowiada tym razem o różnego rodzaju narzędziach i metodykach, które wspierają proces zarządzania projektami.

Jakie są elementy wspierające zarządzanie projektami? Jak możemy je podzielić?

Każdy kiedyś prowadził projekt, czasem nawet bez świadomości, że praca, którą wykonuje jest lub może być postrzegana jako taki. Każdy potrafi wykonywać pewne działania intuicyjnie, a doświadczenie, jakie nabywa i rozwinięte umiejętności w tym zakresie są nie do przecenienia. Jednak oprócz intuicji, kierownikom projektów niezbędne jest przygotowanie merytoryczne oraz odpowiednie narzędzia, ułatwiające realizację wszelkich zadań, związanych z zarządzaniem projektem. Do grupy elementów wspierających zarządzanie projektami zalicza się w głównej mierze metodyki zarządzania projektami, narzędzia oraz tak zwane dobre praktyki. Wszystkie te elementy mają na celu pomóc kierownikowi projektu sprawniej i bardziej efektywniej wykonywać swoja pracę.

Czym są metodyki zarządzania projektami? Jakie rodzaje możemy wskazać?

Metodyki zarządzania projektami podają gotowe, sprawdzone w wielu projektach procedury działania. Ułatwiają organizowanie, planowanie i realizację projektów oraz pomagają dostosować procesy biznesowe w organizacji w taki sposób, aby wspierały one realizowanie projektów. Metodyki zarządzania projektami można podzielić na tradycyjne oraz zwinne. Tradycyjne, kaskadowe zarządzanie projektem sprawdza się w warunkach dużej przewidywalności, stabilności oraz świadomości klienta co do własnych oczekiwań. Nacisk położony jest na precyzyjne ustalenie celów projektu, określenie kroków projektowych, ich etapowej kontroli oraz dokumentowaniu ( tzw. cykl życia projektu – o tym więcej w następnym artykule). Do najbardziej znanych, tradycyjnych metodyk zarządzania projektami zaliczamy PRINCE2. W omawianym, tradycyjnym rozwiązaniu zarządzanie projektem oparte jest o racjonalną, przewidywalną i zaplanowaną strukturę. Bardzo często, szczególnie w projektach informatycznych, warunków takich nie można spełnić. Wtedy z pomocą przychodzą tzw. metodyki zwinne (Agile). Głoszą one, że ponad procesy i narzędzia należy przedkładać w projektach ludzi i interakcje, a kontakt z klientem powinien być ponad formalnymi ustaleniami. Wskazują także, by reagować na zmiany, zamiast podążać za planem. Przyjmuje się, że projekt zostaje rozbity na małe, zarządzane jednostkowo działania, zwane „iteracjami”. Metodyki zwinne wydają się wiec być dużo prostsze oraz znacznie dogodniejsze do zastosowania dla grup projektowych. Nic bardziej mylnego. Wymagają one znacznie więcej zaangażowania i samodyscypliny, a także dużej świadomości i poczucia odpowiedzialności w projekcie.

Czy jest coś, na co powinniśmy uważać przy doborze i wdrażaniu metodyki zarządzania projektami do organizacji?

Istnieje ogromna przepaść pomiędzy teorią a praktyką. Tak też jest podczas zarządzania projektami. Jeżeli ktoś nie jest w stanie elastycznie reagować na pojawiające się zmiany i zagrożenia, w sposób daleko wykraczający poza treści zamieszczone w podręcznikach, wtedy trudno wróżyć mu powodzenie na stanowisku kierownika projektu. Bezkompromisowe trzymanie się wytycznych tylko jednej metodyki, bez odpowiedniego przystosowania jej do uwarunkowań przedsiębiorstwa, nie przynosi najlepszych rezultatów. Mało skuteczne jest również wdrażanie metodyk tzw. tylko z nazwy, czyli sygnowanie swojej pracy znaną metodyką, bez zastosowania w praktyce jej zasad i wytycznych. Obie te drogi nie doprowadzą nas do zamknięcia projektu z sukcesem, a naszej organizacji do efektywnego działania w zakresie zarządzania projektami. Aby móc naprawdę efektywnie wykorzystać zalety płynące z metodyk zarządzania projektami, powinniśmy, po pierwsze, dobrze poznać specyfikę projektów, jakie prowadzi nasza organizacja, tak, by jak najlepiej wybrać odpowiednią dla nas metodykę, a po drugie – dostosować ją do naszych projektów i organizacji, nie zapominając jednak przy tym o wdrożeniu najważniejszych jej wytycznych. W 99% przypadków nie ma jednego, uniwersalnego sposobu efektywnej realizacji projektów w danej firmie – projekty duże wymagają innego podejścia, niż projekty małe. Bardzo często w praktyce stosuje się kompilacje dwóch lub więcej metodyk, tak, by jak najbardziej dostosować proces zarządzania projektami w organizacji do globalnych standardów jej pracy i zasad funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Czym są dobre praktyki zarządzania projektami? Skąd można je czerpać, jak z nich korzystać?

Projektami można zarządzać intuicyjnie, zachowując zdrowy rozsądek i stosując logiczne myślenie. Większość z nas potrafi tymi środkami realizować mniejsze przedsięwzięcia, często jednak przy takim podejściu do realizacji projektu okazuje się , że wyważamy drzwi, które były już otwarte i dochodzimy do rozwiązań, które już zostały wcześniej odkryte i opisane. Popełniamy błędy, które już ktoś kiedyś popełnił, zupełnie niepotrzebnie. Takie utarte schematy, zebrane wskazówki i pomysły optymalizacji nazywamy właśnie dobrymi praktykami. Są one zbierane i opisywane w różnoraki sposób, zależny do indywidualnych ustaleń każdego z procesów zarządzania projektami. Jednak bez względu na sposób dokumentacji, wszystkie mają służyć kierownikom projektów sprawniej i efektywniej realizować swoje zadania. Zestaw dobrych praktyk to zatem pewne działania i techniki, które można – a wręcz należy – stosować, niezależnie od wybranej metodyki. Dobre praktyki mogą też posłużyć jako elementy do zbudowania własnego warsztatu zarządzania projektem. Obejmują one całość umiejętności, jakie powinien posiadać kierownik projektów. To nie tylko wskazówki w zakresie twardych technik zarządzania projektami, takich jak tworzenie harmonogramów, zarządzanie ryzykiem czy zmianą w projekcie, ale także wskazówki w obszarach określanych jako miękkie, czyli zasady współpracy w zespole, metody podnoszenia efektywności i kompetencji, komunikacji i wiele innych.

Jakie są najlepsze, dostępne globalnie opracowania dobrych praktyk?

Jednym z najlepszych zbiorów dobrych praktyk jest Project Management Body of Knowledge – baza wiedzy, opracowana i zweryfikowana przez amerykański Project Management Institute. Stanowi ona bardzo rozbudowane kompendium wiedzy o zarządzaniu projektem, dlatego bardzo często umieszcza się ja w klasie metodyk zarządzania projektami. Niemniej jednak jest to zbiór dobrych praktyk. Opisane tam techniki i zasady są uniwersalne dla większości projektów i tym samym łatwo dają się zastosować dla różnorakich projektów, zarówno przez początkujących, jak i doświadczonych kierowników projektów. Drugim, także bardzo obszernym zbiorem dobrych praktyk, szeroko rozpowszechnionych na całym świecie, jest tzw. NCB (National Competence Baseline), opracowany przez IPMA. Jest to zbiór 46 kompetencji, które powinny cechować kierownika projektów. W przeciwieństwie do poprzedniego standardu, NCB nie opisuje procesów ani technik zarządzania projektami. Jedynie wymienia, co kierownik projektu powinien znać. Skupia się tylko na wyliczeniu umiejętności kierowników projektów, a nie zasadach współpracy i komunikacji w zespołach projektowych. Nie powie nam zatem w jaki sposób zbudować metodykę zarządzania projektami w firmie, ale za to będzie stanowić nieocenione źródło wiedzy dla kierowników projektów.

Wspomniała Pani o narzędziach, wspomagających prace w zakresie zarządzania projektami. Czym się kierować przy ich wyborze? W jaki sposób dobór odpowiednich narzędzi wpływa na sukces realizowanych projektów?

Wiemy już, że realizacją każdego projektu należy efektywnie zarządzać, tak, aby zakończył się w terminie, zamknął w zakładanym budżecie i spełnił wytyczone cele biznesowe. Znacznie łatwiej jest skutecznie kierować projektem, stosując narzędzia wspierające ten proces. Odpowiednio dobrane narzędzia manualne czy oprogramowanie informatyczne pozwalają usprawnić realizację najistotniejszych czynności kierujących projektami. Umożliwiają efektywną pracę z tabelami, raportami, harmonogramem i wszelkimi innymi dokumentami, jak również pozwalają poprawić komunikację w zespole projektowym. Złożoność narzędzi jest ogromna. Zaczynając od najprostszych, takich jak Tablica Kanban, na której za pomocą karteczek określa się status realizacji poszczególnych zadań w projekcie od momentu ich zaplanowania do momentu zrealizowania, po najbardziej skomplikowane systemy informatyczne, które umożliwiają bardzo dokładne zaplanować każde z działań w projekcie, zarządzanie ryzykiem czy zmianą, a także pozwalają na komunikację z współpracownikami bez potrzeby używania maila, dodawania notatek i statusów do działań projektowych, często wykorzystując bogate formy graficzne. Jednym z najbardziej rozpoznawanych narzędzi jest wykres Gantta. Co ciekawe, to popularne narzędzie, wykorzystywane na całym świecie w zarządzaniu projektami, zostało stworzone przez Polaka, Karola Adamieckiego w 1896 roku. Do biznesu wprowadził je jednak Henry Gantt, wykorzystując je do przedstawienia w formie graficznej planu produkcji jednej z fabryk. Za pomocą wykresu Gantta można nie tylko planować czy kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń uwzględniać zmienność przebiegu wykonania zadania. Przy doborze narzędzi powinniśmy kierować się przede wszystkim złożonością projektów, jakie prowadzimy, ilością, ich rodzajem oraz wdrożoną metodyką. Najistotniejsze jest jednak to, by dobrać takie narzędzie, które będzie najwygodniejsze dla operacyjnej pracy kierowników projektu i zespołów projektowych. Dobrze dopasowane do specyfiki projektu oraz potrzeb zespołów projektowych narzędzie mocno wpływa na sukces projektu, sprawność i efektywność pracy zespołu projektowego, porządek i ład, a także bardzo często na sukces pracy całej organizacji.

Z pierwszą częścią cyklu można zapoznać się pod tym adresem. Kolejna – już w sierpniu!

Udostępnij...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *