Przedstawiamy Państwu czwarty tekst naszego cyklu, dotyczącego zarządzania projektami. Nasz ekspert – Sylwia Koszela, dyrektor ds. projektów w firmie PREVAC oraz wicedyrektor ds. programów i wydarzeń Śląskiego Oddziału PMI – opowiada tym razem o zespole projektowym.
Na jakie role możemy podzielić zespół projektowy?
Zarządzanie projektem to działanie i odpowiedzialność wielu osób. Do kluczowych ról w zespole zalicza się: komitet sterujący, sponsora, kierownika projektu oraz zespoły robocze/zadaniowe. Wyróżnić można także role poboczne, takie jak nadzór czy wsparcie projektu. Należy pamiętać, żeby dobór osób, które będą ze sobą współpracowały, nie był przypadkowy. Bardzo istotne jest także jasne i wyraźne określenie zakresu odpowiedzialności i władzy każdej z ról w projekcie tak, by uniknąć nieporozumień i konfliktów w trakcie jego realizacji. Struktura organizacyjna projektu jest tworem kaskadowym, a zależności pomiędzy odpowiednimi rolami najlepiej przedstawia poniższy diagram:
Na czym polega rola kierownika projektu?
To najważniejsza rola w strukturze organizacyjnej ról projektowych. Stanowi punkt styku pomiędzy wszystkimi innymi uczestnikami projektu, a także główny organ decyzyjny. Podstawowym zadaniem kierownika jest zapewnienie osiągnięcia celów projektowych. Do jego innych obowiązków należy także zaplanowanie projektu, ustawienie standardów i zasad pracy grupy, zarządzanie czasem, kosztami, zakresem i jakością oraz określenie i realizacja wymagań klienta/sponsora. Bardzo istotnym zadaniem kierownika projektu jest również opracowanie poprawnej komunikacji, zarówno ze zwierzchnikami w projekcie, jak i zespołem projektowym. Ma to na celu jasne sprecyzowanie kierunku zmian w projekcie oraz reakcji na pojawiające się ryzyka. Na kierowniku projektu spoczywają też takie obowiązki jak zmotywowanie i utrzymywanie motywacji zespołu projektowego tak, by sprawnie realizował zadania i dążył do osiągnięcia celu projektu, rozwiązywanie konfliktów, a czasem także mentoring. Wymienione obowiązki wskazują na bardzo wysokie wymagania dotyczące wiedzy, cech osobowości oraz umiejętności, jakie stawia się kandydatom na to stanowisko. Dlatego tak trudno znaleźć dobrego kierownika projektu, mimo dużej popularyzacji tego zawodu.
Czym jest komitet sterujący?
Komitet sterujący jest grupą osób, które przed zarządem firmy odpowiadają za ogólne ukierunkowanie i zarządzanie strategiczne projektem. Grupa ta podejmuje kluczowe decyzje w projekcie, na przykład o kontynuacji lub zamknięciu projektu po każdym z etapów zarządczych. Komitet pełni w pewien sposób rolę przełożonych wobec kierownika projektu. Bardzo często rolą komitetu sterującego jest także dbanie o promocję projektu, a także, po jego zamknięciu, o kontrolę korzyści z projektu dla firmy. Cześć organizacji, szczególnie tych mniejszych, gdzie bezpośredni kontakt z zarządem nie jest utrudniony, rezygnuje z tego podmiotu w projekcie, a jego przywileje i obowiązki przejmuje bezpośrednio zarząd.
Jaką rolę pełni w projekcie sponsor?
Sponsor to jednostka (osoba, grupa, a nawet i organizacja), która zamawia u nas projekt. Sponsorem projektów często bywa reprezentant biznesu, zarząd lub jednostka odpowiadająca w organizacji za strategię lub wybrany program. Sponsor to często także właściciel pomysłu na projekt. Ktoś, kto zauważył potrzebę wykonania pewnego zadania i potrzebuje kogoś, kto ten pomysł zrealizuje. Rola sponsora jest jedną z najważniejszych ról z punktu widzenia kierownika projektu. Bardzo często zdarza się, że sponsor jest też największą skarbnicą wiedzy o projekcie i jego zakresie oraz osobą, która jest fachowcem w danej dziedzinie. Sponsor powinien być największym wsparciem dla kierownika projektu. Ważne jest, by dobrze wyważyć i określić zależność między kierownikiem a sponsorem projektu tak, by obie role się wspierały, a nie konkurowały ze sobą. Wbrew pozorom nie jest to takie proste, gdyż bardzo często sponsor, jako fachowiec merytoryczny, umniejsza rolę kierownika projektu zakładając, iż jego wiedza na dany temat jest znacznie mniejsza. Czasem sponsor, będąc fachowcem, nie rozumie, dlaczego kierownik projektu nie jest specjalistą w określonej dziedzinie i nie prowadzi prac projektowych, a jedynie posiłkuje się zespołami projektowymi. Trzeba pamiętać, że nie na tym polega rola kierownika projektu! Dlatego tak ważne jest, by już na początku projektu jasno sprecyzować obie role i dokładne przedstawić wszystkim członkom zespołu projektowego. Dobra współpraca sponsora i kierownika projektu nierzadko stanowi klucz do sukcesu projektu.
Wskazała Pani także dwie role poboczne w projekcie: nadzór oraz wsparcie. Czym zajmują się osoby, które je pełnią i dlaczego określa się je mianem „pobocznych”?
Osoba nadzorująca projektu odpowiada za niezależną weryfikację i kontrolę projektu. Sprawdza go pod kątem przestrzegania norm i standardów, przyjętych przez organizację (jak np. normy ISO), prowadzi nadzór nad właściwą organizacją projektu, nad zgodnością uzasadnienia biznesowego z założeniami początkowymi, a także nad przygotowaniem i prowadzeniem przeglądów jakości. Role te może pełnić także komitet sterujący, dlatego w wielu projektach nie ma osoby pełniącej roli nadzorcy. Podobnie jest z rolą wsparcia projektu. Jest to osoba (zespół), której głównym zadaniem jest wspieranie kierownika projektu w jego pracy operacyjnej, szczególnie w zakresie prowadzenia i przygotowania dokumentacji projektowej. W przypadku braku tej roli w projekcie, obowiązki te przejmuje bezpośrednio kierownik projektu. Należy pamiętać jednak, że zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku, niepowołanie danej roli nie oznacza, iż prace, należące do ich obowiązków mogą zostać pominięte.
Jak zbudować dobry zespół projektowy?
Jednym z podstawowych elementów, określających powodzenie projektu, jest odpowiedni dobór członków zespołu. Po analizie umiejętności i kompetencji czysto merytorycznych, należy wziąć pod uwagę tak zwane kompetencje miękkie. Mając na uwadze specyfikę danego projektu, powinno się wybrać takich pracowników, którzy potrafią działać w grupie, nie są konfliktowi oraz posiadają rozwinięte umiejętności interpersonalne. Jednak to nie wystarczy. Do zespołu muszą należeć osoby charakteryzujące się odpowiednimi cechami, predyspozycjami, przejawiające określone typy zachowań, dzięki którym możliwe jest spójne współdziałanie wszystkich członków oraz sprawna realizacja danego zadania. Bardzo często w tym aspekcie sięga się po narzędzia, które pozwalają na określenie cech osobowościowych oraz ról, jakie powinny zostać nadane każdej z osób. Jednym z najbardziej popularnych narzędzi jest tzw. Test Belbina. Meredith Belbin, badacz, obserwując pracowników brytyjskich firm zauważył, że poziom wykonania danego działania jest wprost proporcjonalny do zakresu wiedzy, jeśli idzie w parze z odpowiednimi cechami osobowości. Oznacza to, że mimo posiadania wysoko specjalistycznych kompetencji merytorycznych, dana osoba nie zrealizuje danego przedsięwzięcia, jeśli nie będzie przejawiała określonych zachowań i predyspozycji. Na podstawie przeprowadzonych badań stworzył listę 9 ról zespołowych oraz określił zasadę, iż każda z tych ról powinna się znaleźć w projekcie. Należy jednak mieć na uwadze, że człowiek może posiadać cechy osobowości i przejawiać zachowania odpowiadające 2-3 rolom w zespole, z czego jedna z nich jest dominująca. Belbin wskazał także jakich ról nie powinno się powielać w grupie projektowej, by nie doprowadzić do niepotrzebnych konfliktów. Bardzo ważna jest także świadomość, jakie czynniki wpływają na efektywność pracy zespołu projektowego i umiejętne zarządzanie nimi. Jednak o tym opowiem więcej w następnym artykule….
