Dobry plan i kompetentny zespół to klucze to sukcesu projektu

Komentarzy (0) Biznes, porady ekspertów

Przedstawiamy Państwu trzeci tekst naszego cyklu, dotyczącego zarządzania projektami. Nasz ekspert – Sylwia Koszela, dyrektor ds. projektów w firmie PREVAC oraz wicedyrektor ds. programów i wydarzeń Śląskiego Oddziału PMI – opowiada tym razem o samym projekcie i jego realizacji.

Bardzo często słyszy się o tzw. cyklu życia projektu. Co to właściwie znaczy?

Cykl życia projektu, czyli inaczej model jego realizacji w czasie, określa jakie fazy (etapy) projektu następują po sobie od momentu pomysłu po jego zamknięcie oraz zaznacza zależności pomiędzy tymi etapami. Fazy projektu, w zależności od metodyki, jaką mamy wdrożoną w organizacji lub zasad jakimi się kierujemy w swoim dziale zarządzania projektami, mogą mieć zróżnicowane nazewnictwo. Jednak bez względu na to, jak je nazwiemy, są to odrębne okresy, tworzące sekwencję w ramach projektu i wyraźnie oddzielone od pozostałych okresów. Z każdym etapem (fazą) projektu wiążą się zarówno ważne produkty cząstkowe projektu, jak i decyzje stanowiące podstawę dla następnego etapu.

Jaki jest pierwszy etap projektu?

W praktyce każdy projekt jest realizowany w konkretnym celu. Jeśli w organizacji pojawia się jakiś problem, potrzeba lub idea nowego produktu lub procesu, to zazwyczaj pojawia się też pomysł na projekt. Bo projekt stanowi właśnie odpowiedz na zdefiniowaną potrzebę biznesową lub zaobserwowany problem. Ten etap koncepcyjny, w ramach którego sprawdza się warunki wstępne oraz zbiera podstawowe informacje niezbędne do podjęcia decyzji o realizacji projektu, nazywany jest etapem przygotowania projektu lub fazą definicji. Stanowi on pierwszą fazę w cyklu życia projektu. Celem tego procesu jest przygotowanie projektu do uruchomienia tak, by przed rozpoczęciem prac oraz zaangażowaniem zasobów upewnić się, że projekt będzie zasadny i wart ponoszonych kosztów. W ramach tego etapu wyznacza się cele strategiczne, podstawy ekonomiczne, wykonalności projektu, główne ryzyka i strategię realizacji. Wsparciem na tym etapie pracy są zwykle odpowiednie badania rynkowe, marketingowe, analiza konkurencji, analiza biznesowa itd., które przeprowadza się po to, by w formie przejrzystego raportu, czyli  tzw. wniosku projektowego, zaprezentować zarządowi firmy wstępne założenia na podstawie których podejmuje on strategiczną decyzję przyjęcia lub odrzucenia projektu.

W pierwszym artykule wspomniała Pani, że bardzo ważny jest etap planowania projektu. Dlaczego?

Tak, zaplanowanie przebiegu projektu to najtrudniejszy etap w jego cyklu życia. Dobry plan i kompetentny zespół gwarantują sukces. Jest to faza, na którą należy poświęcić jak najwięcej czasu, wiedzy i intelektu. Etap ten zaczyna się od opracowania karty projektu, przygotowania jego budżetu oraz zidentyfikowania interesariuszy. Przygotowuje się także harmonogram całego projektu, określa się główne strategie, takie jak strategia komunikacji w projekcie, tworzy się rejestr ryzyka i określa strategie zarządzania tym ryzykiem, definiuje się także cele poboczne projektu. W efekcie powstaje plan zarządzania projektem oraz dokumenty, które stosuje się przy prowadzeniu całego przedsięwzięcia. Bardzo ważnym elementem tego etapu jest dokładne sprecyzowanie celu i produktu projektu. Często bywa to krytycznym punktem, gdyż okazuje się, że te dwie definicje mogą być diametralnie różne dla każdego z uczestników projektu. Warto upewnić się, że wszyscy w projekcie mówią tym samym językiem. To znaczy – czy zarówno klient, użytkownicy, sponsor, poszczególni członkowie realizujący projekt, jego kierownik i inni zarządzający, mówią i myślą o tym samym. Sednem w tym wypadku nie jest bowiem know how (wiedzieć jak coś robić), ale przede wszystkim know what (wiedzieć co robić) i know what for ( wiedzieć po co robić).

Czy po fazie planowania możemy już przejść do realizacji projektu?

Tak. Zakończenie fazy planowania, czy zgodnie z metodyką PRINCE2 – fazy inicjowania projektu oznacza, że możemy przystąpić do etapu realizacji. Jest on w większości projektów najdłuższym etapem w harmonogramie. Często, dla lepszej kontroli i wygody wszystkich zainwolwowanych w projekt, dzieli się etap realizacji na poszczególne podetapy – mniejsze jednostki czasu, w których wykonuje się określone paczki zadań, a następnie rozlicza je poprzez sprawdzenie produktów lub przedstawienie osiągnięcia celów cząstkowych. Zgodnie z określonymi podetapami, aktualizuje się dokumentacje projektową (rejestr ryzyk, budżet, kartę projektu) pamiętając o tym, że projekt musi mieć ciągłe uzasadnienie biznesowe. Na harmonogram jego realizacji oraz podetapy wykonawcze w ramach fazy realizacji nakłada się tzw. Plan zarządczy. Jest to harmonogram etapów zarządczych, po których zarząd organizacji lub powołany do zarządzania strategicznego projektem komitet sterujący sprawdza postęp projektu oraz podejmuje strategiczne decyzje, takie jak chociażby decyzję o dalszej realizacji projektu. Zdarza się, że w fazie realizacji projektu traci on swoje uzasadnienie biznesowe i zarząd (komitet sterujący) podejmuje decyzję o jego przedwczesnym zamknięciu.

A co z kontrolą? Jak kontroluje się realizację projektu?

Kontrola i monitorowanie projektu stanowi bardzo ważny element w realizacji projektu. Przede wszystkim jest głównym procesem dla kierownika projektu. Jest to proces śledzenia, sprawdzania i regulowania postępu wykonania w projekcie. Obejmuje on zbieranie oraz przekazywanie informacji o tym, co zostało już wykonane i co jeszcze pozostało do zrobienia, a także określenie konkretnych działań celem zoptymalizowania występujących procesów. Stałe monitorowanie pozwala kierownikowi na posiadanie kontroli nad projektem, a przede wszystkim nad jego głównymi aspektami, takimi jak czas, budżet i zakres. Pozwala na szybkie i efektywne podejmowanie działań korygujących i naprawczych, korekt harmonogramu, zasobów czy budżetu. Dodatkowo daje poczucie komfortu pracy i bezpieczeństwa grupie projektowej, utwierdzając ją w przekonaniu, iż wiosłują w dobrym kierunku, a kapitan czuwa nad wszystkim.

Przeszliśmy fazę realizacji projektu, mamy już gotowy produkt projektu. Czy możemy uznać projekt za zamknięty?

Absolutnie nie. Po pierwsze, stworzenie produktu projektu nie oznacza osiągnięcia celów projektu. Bardzo często myli się te dwa pojęcia. Wydaje się, że jeśli udało nam się stworzyć produkt, wyprodukować nowe urządzenie, wdrożyć proces itd., to projekt możemy uznać za zamknięty. Jeśli do tego wytworzony produkt działa – to już na pewno projekt jest zamknięty z sukcesem. Nic bardziej mylnego. Produkt projektu to nie cel! Produktem projektu może być np. wytworzenie nowej maszyny produkcyjnej, zaś celem takiego projektu będzie zwiększenie efektywności pracy linii produkcyjnej po wdrożeniu nowej maszyny. Jest to bardzo ważne, by zrozumieć różnicę, gdyż bardzo często brak tej świadomości prowadzi do fiaska w projektach, ponieważ mamy produkt ale np. brak koordynacji jego wdrożenia doprowadza do tego, iż nie osiągamy celów jakie założyliśmy sobie na początku. Po czasie dochodzimy do wniosku, że wydaliśmy bardzo dużo pieniędzy na realizację projektu, a nie rozwiązaliśmy naszego problemu, który stanowił bodziec do zapoczątkowania przedsięwzięcia lub nie przekuliśmy naszej wspaniałej idei nowego produktu w żyłę złota dla firmy.

Wiec jaki etap kończy projekt?

Po fazie realizacji w cyklu życia projektu następuje tzw. etap zamykania projektu. Przede wszystkim, w tej fazie powinniśmy uzyskać odbiór produktu projektu przez odbiorcę lub sponsora. Rozlicza się budżet, przygotowuje plan działań poprojektowych. Bardzo ważne jest także zebranie i przygotowanie w formie dokumentu doświadczeń projektowych tak, by przygotować podstawy na potrzeby planowania i realizacji przyszłych projektów. W tej fazie zamyka się i przekazuje dokumentację projektową. Projekt uznaje się za zamknięty w momencie, gdy zarząd lub powołany komitet sterujący wyraża zgodę na jego zamknięcie. To jest strona formalna, natomiast równie ważna, jeśli nawet nie ważniejsza, jest strona nieformalna zamknięcia projektu. Trzeba oficjalnie stwierdzić i przekazać zespołowi, iż projekt został zamknięty, przestawić ludziom wyniki, a przede wszystkim podziękować za włożoną pracę, zaangażowanie i pomysły. To stanowi niesamowity kapitał na przyszłość.

Czy to oznacza, że możemy przestać się interesować realizowanym projektem?

Zasadniczo po zamknięciu projektu rozwiązuje się grupę projektową i ściąga odpowiedzialność z kierownika. Niemniej jednak w wielu organizacjach, szczególnie z bardzo dobrze rozwiniętym procesem zarządzania projektami, podejmuje się tzw. działania poprojektowe. Polegają one przede wszystkim na kontroli komercjalizacji produktu projektu, okresowym sprawdzaniu określonych na początku korzyści itd. Często odpowiedzialność za ten etap ponosi zarząd organizacji lub przewodniczący komitetu sterującego. Niemniej jednak ten etap jest etapem poprojektowym i nie jest integralną częścią cyklu życia projektu.

Z pierwszą częścią cyklu można zapoznać się pod tym adresem, zaś z drugą – tutaj. Kolejny wywiad już we wrześniu!

Udostępnij...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *